Tänk om dåliga processer var lika synliga som löpande band i fabriken

Det var en industriell revolution som stormade fram när löpande band-konceptet infördes i produktionen. Man kunde specialisera sig och bli mycket skicklig på sin uppgift. Många av de problem som sedan uppstod har man kunnat arbeta bort med Lean och Kaizen - strategier som innebar att varje anställd ansvarade själv för att sin arbetsuppgift skulle bli effektivare. Tekniken på senare tid har också gett ledningen och de anställda nyckeltal som de kan använda för att hela tiden förbättra processerna.

Reliable Business Case - Tänk om det gick att visualisera processer som om det var löpande band i en fabrik för att optimera dem

Hälso- och sjukvård, stat, kommun och landsting producerar inte produkter på ett löpande band men de flesta skulle säga att på grund av volymerna och de specialiserade yrkesrollerna, så arbetar de "på löpande band". Liknelsen kunde inte vara lämpligare!
 
Ett sjukhus arbetar i processer och olika inblandade personer har sina olika specialiseringar. Precis som i fabriken är varje överlämning mellan personer en risk för att det skall falla mellan stolarna, eller att kvaliteten minskar. Produktionen av vårdtjänster beror mycket på förekomsten av flaskhalsar, optimerad kompetens och schemaläggning, och ledningens kännedom om vad alla gör och med vilken prestanda.

Tänk om processer kunde göras synliga för effektivisering

Inom t.ex. områdena e-Tjänster för myndigheter och e-Hälsa för vård och omsorg, så köper man teknik från IT-konsulter för att effektivisera processerna och öka kvaliteten. Tekniken har potential att kunna levererar nyckeltal för styrning och optimering, men tyvärr används detta alltför lite. Självklart är brister och behov lika stora hos privata bolag - framför allt med personalintensiv verksamhet och verksamhet där man överlämnar ansvar för saker mellan människor ofta och mycket.
 
Investeringar av IT-lösningar och e-Hälsa sker hela tiden men eftersom man inte gör business case som fokuserar på processförändringen lika mycket som resultatet, så får man inte fram nyckeltal från det arbetet. Man ser inte de sakerna som bilden ger exempel på.
 
Även om man till viss del identifierar nyckeltal man kan mäta så har sällan organisationer ett arbetssätt som ser till att varje IT-system skall kunna leverera nyckeltal för att mäta sin egen lönsamhet, dvs. nyckeltalen som beskriver hur människor beter sig.
 
RBC-metoden säger att man skall använda business case till att inte bara följa upp och se hur det gick, utan att man skall mäta resultat för att se till att nyttan uppstår. Business case skall användas för sk. Nyttorealisering. Det skulle ge enorm skillnad på lönsamheten, men en konsekvens är också att processer blir mätbara. För varje investerad IT-system skulle förmågan att mäta verksamhet och organisation öka. Efter ett tag skulle de interna processerna kunna visualiseras lika tydligt som bilden här ovan, och en andra industriell revolution skulle kunna starta. Optimeringen av processerna står för dörren, men har inte börjat ännu.
RBC-metoden förordar två saker till som är till stöd för processutveckling:
  • Orsaks- och verkansanalys, dokumenterad på ett enkelt och praktiskt sätt som stödjer övrigt arbete med RBC och med nyttorealisering.
  • Dokumentera processerna t.ex. enligt Astrakanmetoden och få stöd för att utveckla dem
Men dessa är bara stöd till något större. Att bara göra dessa saker är en kostnad utan intäkt. Vill man i enskilda investeringar få lönsamhet, och att hela organisationen i framtiden skall ha ett lönsamt arbetssätt, så är RBC-metodik en bra start. 

Det är aldrig försent

Även investeringar gjorda tidigare kan med en RBC-revision och granskning inte bara hitta nyckeltal för styrning utan även rekommendera om det går att på enkelt sätt mäta dem systematiskt eller om närliggande nyckeltal som redan erhålls på olika sätt kan indikera det man egentligen behöver veta. En RBC-revision på tidigare investeringar skall inte vara en kostnad, utan det skall vara en investering som ger ökad vinst och kvalitet. 
 
Med nyckeltal och visualiserade processer kan man komma mycket längre med arbetsmodeller som t.ex. Lean och Kaizen - även inom tjänstesektorn, myndighetsutövning, vård och omsorg.