Kan PA / HR-avdelningen vara lönsam ?

Antagligen, om man bara tänker på att alternativet är att bara gå ut erbjuda jobben till en främmande på stadens gator. Branscher där den anställdes kompetens är ytterst drivande för affären, ja helt affärskritisk, finns alternativa lösningar. Inom konsultbranschen där produkten är lika med den anställdes kompetens, hittar man ibland processer som mer bygger på att säljande chefer även tar stor del i rekryteringen. Är det bästa lösningen? Det är svårt att hitta data som stödjer en åsikt om detta.

Utifrån tidigare business case för effektivare rekrytering, löneadministration, personaladministration osv, kan jag konstatera att det normalt alltid handlar om att ställa t.ex. IT-stöd/ effektivare processer/ kunnigare personal i relation till hur det är idag. Är man väldigt effektiv på att göra saker manuellt idag är värdet att automatisera imorgon litet. Verksamhetsnyttan uppstår från vad skillnaderna är. Ofta kan man hitta förbättringar kring t.ex.:

  • Chefer avlastas och kan utnyttja mer arbetstid till att leda istället
  • Personalen på PA/HR-avdelningen är billigare eller åtminstone effektivare relaterat sin lön, på att utföra sysslorna som annars chefer skulle ha gjort
  • PA/HR arbetar systematiskt med att verksamhetsutveckla organisationen i samband med varje ledig tjänst
  • Alternativa lösningar baserat på kravprofiler och behov av verksamhetsutveckling hittas ofta
  • Man förhindrar att fel personer anställs så att nyrekrytering, dubbelanställningstid, och dyra överenskommelser för avgångar undviks
  • PA/HR-avdelningen eliminerar situationer som kräver viten, t.ex. att oerfarna chefer säger saker till de sökande som man inte får (t.ex. diskriminering, löften)
  • PA/HR minskar belastningen på chefer från annonssäljare av rekryteringsannonser
  • Rätt anställd personal trivs bättre och stannar kvar längre, dvs. lägre personalomsättning
  • Mer anställd kompetent personal gör fler rätt saker i sitt tjänsteutövande och skapar därmed högre effektivitet, intäkter, mindre kostnader större kvalitet, och garanterar att man följer regulatoriska krav och regler bättre
  • Man kan med "talent management" och personalstrategi visa att man bibehåller önskad personal längre
  • Önskad personal väljer att bli anställda åter igen
  • Personalens kompetens ökar under anställningen och det märks på resultaten
  • Avdelningen kastar inte bort tid på att kopiera papper på ansökningar och distribuerar till onödigt många
  • Administration av personal, lön etc kräver få resurser tack vare automatisering
  • Urvalet sker objektivt och hårt styrt till en kravprofil, ofta med hjälp av profilfrågor
  • Anställningsprofilen består av mätbara kriterier för grovurvalet, intervjufasen fokuserar på personlig lämplighet och samarbete.
  • Samarbetet med fack och rekryteringsgruppen sker effektivt och med bra kvalitet
  • Man ser dialogen med samtliga sökande som en del i framtida markandsföring av sitt varumärke som arbetsgivare - den som inte passade för denna anställning, kan passa utmärkt för nästa
  • Ansökande får snabbt besked vid beslut om urgallring
  • Man har IT-stöd och andra mätningar som ger nyckeltal på hur både processerna som PA/HR använder utförs, och hur bra slutresultatet blir - och man använder informationen till att bli ännu bättre
  • Prognoser för framtida kompetensbehov stämmer och man klarar att matcha det över konjunkturcykler
  • Man är flexibel för alternativa vägar in och man har alltid en plats ledig för rätt kandidat
  • Personalen uppskattar organisationens alternativa karriärsvägar
  •   
  •  

Jag får sluta där. Man kan gräva på många ställen och hitta effektivare och lönsammare human resource & personaladministration. Det handlar bara om att ha erfarenhet och förmågan att hitta vad som påverkar mest. Vad som är lågt hängande frukt, och vad som ger stor och omfattande effekt.

Tittar man på effektivitet är det enkelt: det som många människor gör ofta och länge, och som kan automatiseras, det kan oftast ge en god lönsamhet. 

En del av dessa kan man uppskatta och mäta ekonomiskt. Andra ger ekonomisk påverkan men går inte att spåra till exakt PA/HR-avdelningens verksamhet. Ytterligare andra är av rent kvalitativ art. Reliable Business Case-metoden och RBC Excel Tool stödjer en full utvärdering av dessa saker och jag har i tidigare case fått fram starka och säkra beslutsunderlag för förbättringar och revision av befintlig effektivitet.

Hur RBC-metoden optimerar PA / HR-avdelningen

Det pedagogiska och praktiska sättet att ta fram ett starkt beslutsunderlag med tydlig ekonomisk lönsamhet är att ha full kontroll på vilka typer av nyttor det ger. Controllers och CFOs är alla vana med att pengar inte är säkra. Man är van vid att många nyckeltal inte finns alls, utan de måste uppskattas. Men man vill alltid ha nyckeltal man kan följa upp. När man har behov av att investera i verksamhetssystem, HR-system, ERP-system, eller en omorganisation, så handlar det bara om att ta det synsättet till sig.

Inte bra för att övertala beslutsfattare, utan hellre för att faktiskt veta vad man vill uppnå och se till att man mäter det ända tills man själv sett till att resultaten uppnåtts. Här är kort RBC-metodens sätt att bryta ner verksamhetsnyttor till olika tillförlitlighetskategorier (anm: samma principer gäller även för nedbrytning av kostnaderna).

Reliable / Säkert

Man brukar alltid kunna hitta några saker som ger kostnadsreduceringar och verkliga, mätbara pengar. Man kan göra en god prognos på hur mycket de skall bli. I RBC-metoden kallas dessa "Reliable", eller "Säkert". Det kan t.ex. vara minskade annonskostnader, färre personal, man handlar in ett IT-stöd som kostar mindre i drift än det man har idag, eller till och med så gör man en sk. "BPO, Business Process Outsourcing" där löneadministrationen sker av extern personal, som tjänst istället för egen personal.

Visible / Synligt

Sedan hittar man också alltid ett antal effekter som går att mäta, men man kan inte vara säker på exakt vad resultatet blir. Det är mätbart ekonomiskt resultat, men man kan bara anta vad som blir synliga pengar i resultaräkningen. RBC-metoden anger dessa som "Visible", eller "Synligt". Exempel på detta kan t.ex. vara minskad personalomsättning och därmed minskade rekryterings- och personaladministrationskostnader. 

Assumed / Antaget

Slutligen hittar man ett antal verksamhetseffekter, där resultatet kan bli pengar i någon form men man kan inte spåra dem till att vara resultat av just specifikt denna investering t.ex. ett nytt HR-system, lönesystem, rekryteringssystem, eller en omorganisation. RBC-metoden kallar dessa för "Assumed", eller "Antaget". Det är fortfarande viktigt att definiera formeln för hur människors beteende leder till ett ekonomiskt värde, och att man följer upp det med nyckeltal, men t.ex. kan man inte säga att försäljningen har ökat enbart genom att skickligare rekryterare har rekryterat skickligare säljare. Man har ju antagligen gjort andra marknadsaktiviteter också, parallellt.

Men, om man har dokumenterat det som en verksamhetsnytta som skall uppstå, med nyckeltal för hur aktiviteter, process- och beteende hos rekryterare och säljare skall förbättras, och om man har en förändringsledare som ansvarar för att se till att det blir så - då har syftet uppnåtts med business caset. Man ger en bra beskriven plan för beslutsfattarna om hur man skall gå till väga, konkret, för att se till att resultatet skall uppstå. En plan man följer, man mäter kontinuerligt utfaller från den, och man förbättrar den ytterligare.

Not Evaluated / Ej värderat

Slutligen finns det alltid rent kvalitativa verksamhetsnyttor, som inte skall värderas i pengar, för det går inte. Då är det viktigt att i alla fall definiera med en formel hur man skall kunna mäta nyckeltal för att åtminstone kunna följa upp utvecklingen av dessa kvalitativa verksamhetsnyttor. De kallar i RBC-metoden för "Not Evaluated", eller "Ej värderat". 

Summering hur PA / HR blir lönsam

Från en lista likt den punktlistan överst i denna text kan man inventera verksamhetsnyttor. Man hittar nyttorna oftast där man upplever problem eller låg prestation idag, men ibland hitta rman överraskningar när man inser hur t.ex. ett IT-system ger helt nya möjligheter.

Genom att bryta ner dessa till tydlig verksamhetsnytta med olika tillförlitlighetskategorier kan man visa för beslutsfattarna, och genom att ha kontrollen själv över situationen, att det är trovärdigt att nytta, pengar och resultat skall uppstå.

Slutligen, med en konkret nyttorealiseringsplan som beskriver hur processförändringar och mänskligt beteende skall förändras, och hur resultatet som dessa skall ge, kan man slutligen säga att det är ett säkert business case. Ett Reliable Business Case.

Lycka till.